有人类就有
管理,有
管理就有控制。一个组织的控制按其实施主体而言,可分为外部机构作用于组织的“外部控制”,和组织内部所具有整体或职能性的“内部控制”。从管理学角度看,最为经典的控制定义来自1908年法国人H·法约尔:“在一个企业里,控制就是要证实一下是否各项工作都与已定计划相符,是否与下达的指示及已定原则相符合。控制的目的在于指出工作中缺点和错误,以便加以纠正并避免重犯。”管理学中的控制理论尽管迄今已有很大的发展和丰富,但基本精神似乎还未超出法约尔的“控制观”,法约尔的“管理控制观”为我们研究管理控制问题建立了一个基点。按法约尔的观点,管理控制分为企业与企业间控制和企业内部控制两部分。由此可见,管理控制包括了内部控制,内部控制是管理控制的组成部分。目前会计师满足于审计视角的内部控制历史研究,使我们在内控研究的一些具体问题上难以取得共识。本文试图把内部控制置于更广阔的管理背景下加以考察,以期为建立一个比较符合现实并适合发展潮流的内部控制范畴提供一幅相对全面的背景。
一、自我控制论
彼得·德鲁克(PeterF.Drucker)在管理学界被称作为大师中的大师。1973年,他在现在堪称经典的《管理学:使命·责任·实务》一书中,以极为开明和公正的态度,以管理学家的身份,肯定了会计是现代管理的鼻祖。而在通常的管理学中,会计只是“管理控制的手段”。德鲁克把控制分为“节制”与“管制”两项活动。前者为controls,后者为control,并认为controls不是control的复数:节制为权衡与情报的同义词,管制的意义为督导;节制在于方法,而管理则为最后的目的;节制处理事实,为以往的事物,管制则考量未来的期望;节制是分析的,关切以往的与现在的是什么,管理是规定标准,关切应该做的事。就管理人员的使命而言,节制纯粹是达成最终目的的一种方法,而其最后目的就是管制。节制岗位做管制工作,则有滥用节制权而使组织失去管理的危险。控制的关键,是必须使节制成为获致管制的个人动机。人类社会组织管制制度不是一个机械的制度,应该是一个有意义力的制度。
德鲁克认为,对社会组织而言,节制是一个最基本、不可取消的基本限制因素;组织必须有管制,这样才使社会成员有共同遵循的行为准则及动作与绩效衡量标准。一个组织节制与管理脱节,必然会带来永无止境的冲突,使组织陷于无法节制、失去管制的困境。因此德鲁克建议,设计一个组织的节制时,必须了解与分析业务的实际管制及其决策的需要。德鲁克的控制理念本质上看是一种“自我、理性的控制”,这一点在他首倡的目标管理中得以充分体现。德鲁克1 9 5 4 年提出了目标管理(Management by Objectives,MBO)概念,并对其基本原理作了比较全面的概括。他提出:(1)企业的目的和任务必须转化为目标;企业管理人员必须通过这些目标对下级进行领导并以此来保证企业总目标的实现。他曾经强调说:“凡是在工作成就和成果直接地、严重地影响企业的生存和繁荣的每个部门中,目标都是必需的。”(2)所谓管理目标,乃是一种程序,使一个组织中的上下各级管理人员会同起来制定共同的目标,确定彼此的成果责任,并以此项责任来作为指导业务和衡量各个的贡献的准规。一个管理人员的职务应该以达到公司目标所要完成工作为依据;如果没有方向一致的分目标来指导每个人的工作,则企业的规模越大、人员越多时,发生冲突和浪费的可能性就越大。(3)每个企业管理人员或工人的分目标就是企业的总目标对他的要求,同时也是这个企业管理人员或工人对企业总目标的贡献。只有每个人分目标都完成了,企业的总目标才有完成的希望。(4)管理人员和工人是靠“目标管理”,由所要达到的目标为依据,进行自我指挥、自我控制,而不是由他的上级来指挥和控制。(5)企业管理人员对下级进行考核和奖惩也是依据这些分目标。德鲁克的上述主张,是目标管理的主要理论依据,也成为现代管理控制的理论依据。
二、控制过程论(小詹姆斯·H ·唐纳利)
美国管理学教科书大多认为,管理控制一般包括三个环节:建立标准、揭示偏差、采取措施纠正偏差。并认为,管理控制可分为三种类型:(1)预先控制,中心问题是防止组织中所使用的资源在质和量上产生偏差;(2)现场控制,监督实际活动,保证按目标进行;(3)反馈控制,中心问题是最终结果,以指导将来行为。这三种控制都体现出“纠正”这一行为特征,但纠正的具体对象不同:(1)预先控制基于能测量资源的属性和特征的信息基础,纠正行动的核心是资源,控制的不变因素中事实上是在后续行动具有不确定性;(2)现场控制建立在实时取得活动有关信息基础上,各种开展着的活动就成为纠正对象;(3)反馈控制由于基于实际结果而导向未来行动,因此纠正的对象不是测定的各种结果,而是未来使用或发生的资源和活动。
三、控制系统论(弗里蒙特·E ·卡斯特)
美国有些管理学者认为,“控制”一词含义非常丰富,起码包括核对或验证、调节、与一项标准比较、指导或命令、抑制或限制等,其中,“控制系统论”提出的“核对与验证”是与管理控制最为接近的含义。核对与验证,包含了一些度量手段和一些在控制过程中用作对照的标准,是一种对比行为,控制所关心的不仅是与完成主要目的直接相关的事件,而且还要使组织维持在一种能充分发挥其职能以达到这些主要目的的状态。作为控制意义上的对比行动,在实践中即可以强制进行,表现为制度规定,也可以自愿进行,表现为自我考评,从而实现系统的自动平衡和动态平衡。
如何设计控制系统,一般有两种观点,即单向和双向,前者强调固定的上级控制下级,后者强调上级与下级的互动控制。在单向控制模式下,控制标准都是数量固定的,而且组织结构及人员的职权都固定,下级绝对服从上级,实行垂直指挥;在双向控制模式下,控制标准由上级与下级双方协商确定,因而是变动的,组织结构适应人际关系不断调整而不是一成不变,上级与下级充分沟通,实行垂直、平行、斜向结合的指挥体系。大量研究表明,一个组织控制程度与其绩效有关。过分的单向控制引起员工不能自立和不满情绪,导致效率下降;但过分的双向控制必然陷于讨价还价困境,以及控制过程严重不确定,使成员产生焦虑和沮丧,甚至培养互不信任的情绪。因此,一个组织控制系统,必须恰当处理单向与双向控制的有机结合问题。在建立健全组织控制系统过程中,培养组织成员一致的价值观至关重要。如果组织所有成员都想得差不多,实际过程就很容易达到控制的目标。促使人们适应组织,使个人的目标与组织目标融为一体,这是控制的主要目的。对组织成员们的各种利益和潜在
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