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信息技术对存货管理与审计的影响
作者：张逸杰  … 文章来源：中国注册会计师 点击数： 更新时间：2007-4-17 11:09:06
现代信息技术的发展对传统的会计与审计产生了多方面、深层次的革新影响，本文以RFID技术为例，探讨其对存货管理和审计的革新影响及相应的对策。

　　RFID 技术的特点

　　RFID（RadioFrequencyldentification）是通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据的无线识别技术，已经被世界公认为21世纪十大重要技术之一。美国注册会计师协会信息技术委员会认为RFID是2004年最有影响的新技术之一。目前，RFID技术在零售、物流、自动化、交通运输管理、防伪和军事方面已经有着广泛的应用，IBM、Intel及Microsoft等业界巨头也纷纷宣布发展RFID技术，包括中国政府在内的各国政府也在积极制定相关的标准和政策。这些表明RFID技术的商业应用已经进入快速发展的阶段。在这样的背景下，RFID将对存货管理和存货审计产生革新性的重大影响，注册会计师应该及时注意到这种趋势，并采取相应的应对措施。

　　典型的RFID 系统由标签、阅读器和天线三部分组成，在实际应用中还需要其他硬件和软件的支持。其工作原理并不复杂：标签进入磁场后，接收阅读器发出的射频信号，凭借感应电流所获得的能量发送出存储在芯片中的产品信息（Passive Tag，无源标签或被动标签），或者主动发送某一频率的信号（Active Tag，有源标签或主动标签），阅读器读取信息并解码后，送至中央信息系统进行有关数据处理。

　　与目前使用的自动识别技术例如摄像、条码、磁卡、IC卡等相比，RFID具有很多突出的优点：存储数据容量更大、存储信息更改自如；非接触操作，长距离识别，完成识别工作时无须人工干预，应用便利；防水、防磁、耐高温、无机械磨损、使用寿命长，并可工作于各种油渍、灰尘污染等恶劣环境；可识别高速运动物体并可同时识别多个电子标签；读写器具有不直接对最终用户开放的物理接口，保证其自身的安全性；数据安全除电子标签的密码保护外，数据部分可用一些算法实现安全管理；读写器与标签之间存在相互认证的过程，实现安全通信和存储。

　　RFID 在存货管理中的应用

　　RFID的使用将给存货管理带来革命性的变化，它能用来实现自动化的存货和取货等操作，使存货估价、存货识别变得更加简单，管理人员可由此快速识别存货管理中的问题，并纠正低效率运作情况，使存货管理成为企业强劲竞争力的来源。

　　1. 简化存取与盘点。 传统的存货管理方法要求每年或定期进行实地盘存来检查是否账实相符，实地盘存需要耗费大量人力物力，而且正常的经营都要暂停，耽误了时间。而RFID技术的应用使实地盘存变得简单多了。如果一个系统的阅读器能够接收和传递所有存货的信息，那么存货管理就可以自动完成，而不需要任何手工处理。虽然由简易阅读器构建的RFID系绩需要耗费一定的人工来读取标签，但这也要比传统方法下每件存货都要经由手工处理的人工成本小得多。

　　2. 实现存货全过程管理。RFID的应用可以扩展到物流和逆向物流过程，实现从商品的采购、仓储、一直到销售甚至退货处理和售后服务等所有环节的实时监控，通过对运输与库存的有效跟踪，改进库存管理，实现适时补货，可以大大加快存货周转的速度和收发过程的效率与准确率，减少人工、降低存货成本，提高效益。RFID的全过程管理将使存货管理成本大幅降低、提高效率。

3. 存货成本的精确核算。RFID系统在工业企业的应用会影响其原来的存货成本计量方法。一般而言，采用个别计价法来准确计量存货的发出成本和期末结存成本，对大多数公司来说都是很难实现的。因此实务中存货成本流转和实物流转是分离的，一般是采用其他的成本计量方法，如先进先出法、后进先出法等。随着今后RFID技术在公司中的不断普及和应用，计算机系统可以贮存每一件存货的成本信息，从而可以更准确地确定存货的发出成本和期末结存成本，个别计价法将更多地应用于成本计量，存货成本核算会更加准确，从而提高存货管理的精确性，存货决策会更加科学。

　　RFID 对存货审计的影响与对策

　　存货在公司的流动资产中占有重要比重，对存货的审计是注册会计师审计业务的重点，存货审计不仅要审阅报表，实地复核还要占用较多的外勤时间，RFID系统的应用给存货管理带来了革新性变化同时，也对现有的存货审计方式产生巨大影响。

　　1. 存货审计的重点发生了变化。在对RFID系统进行审计时，注册会计师必须学会运用适当的控制方法，知道如何评价RFID系统的有效性，以确保RFID系统提供信息的可靠性。注册会计师应该把审计的重点放在RFID提供的标签数据的准确性校验上。以确保RFID系统储存的存货项目信息和实际存货完全一致。还要检查是否有丢失或者不能正确传送信息的标签。

　　2. 给系统控制评估提出了新问题。一旦存货项目信息写入标签，审计人员就可以从最初的存货购进直到最终的存货发出全流程对标签信息进行跟踪，这种全流程的跟踪有助于注册会计师计算存货价值、检查已售项目是否包括在存货中、减少存货重复计算的可能性。在评估系统控制时要考虑以下几个技术和管理方面的问题：被审计单位系统的采购和使用状况，各个分公司的系统是否兼容，在信息处理上是否一致；是否有超出无线电收发器正常接收范围的存货；每一个标签是否都是可读可写的，能否同时发送和储存信息；系统是否采取控制程序来确保只有经授权的信息才能写入系统；系统是否持续、完全使用，是否还有系统管理范围之外的存货实物和账本。

　　3. 给注册会计师带来了新机遇。由于RFID技术的许多突出优势，能够通过存货系统促进整个生产经营效率的提高，越来越多的公司对这一新技术产生了兴趣。注册会计师可以利用自己的专长，在现有审计业务中增加与RFID相关的管理咨询服务。比如：注册会计师可以通过计算RFID系统对存货管理效率的影响和系统的投资回报率来改进公司的战略计划；RFID系统要处理和存储大量数据，可以评估RFID系统的应用对客户现有信息系统的基础构造和处理能力的影响；可以通过对RFID系统可能产生效益的估算、投资成本与效益的权衡来帮助企业制定合理的预算、降低风险。

　　为了适应信息技术发展的新环境，注册会计师必须熟练掌握RFID技术和相关知识，只有这样才能适应新技术条件的需要，提供高质量的审计和咨询服务。（作者单位：上海交通大学管理学院　复旦大学管理学院）

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